Ghid SRL · Raportări
RO e-Factura pentru SRL: de la emitere la contabilitate
O factură nu este gata doar pentru că ai generat un PDF. Procesul include date corecte, transmiterea fișierului structurat, răspunsul sistemului și asocierea documentului cu evidența contabilă.
- SPV
- transmitere
- arhivare
Capitolul 1 din 6
Stabilește toți pașii înainte să alegi instrumentele
Folosirea corectă a RO e-Factura începe în sistemul în care emiți documentul și se termină abia după ce factura, răspunsul tehnic și informațiile comerciale ajung în contabilitate. Între aceste puncte există validare, transmitere, preluare și eventuale corecții.
Notează cine creează factura, cine verifică datele, prin ce acces este transmisă și cine urmărește mesajele de eroare. Dacă responsabilitatea rămâne implicită, un document poate fi corect în aplicația de facturare, dar netransmis ori neprelucrat la închiderea lunii.
- Sursa datelor comerciale și persoana care emite factura
- Instrumentul care generează formatul structurat
- Accesul folosit pentru transmitere și preluare
- Locul în care se păstrează răspunsul sistemului și documentul final
Capitolul 2 din 6
Configurează accesul SPV fără parole partajate
Pentru persoanele juridice, ANAF publică instrucțiunile de înrolare și modalitățile de identificare în Spațiul Privat Virtual. Stabilește cine este reprezentant, cine este împuternicit și ce certificat sau integrare este folosită pentru operațiunile firmei.
Accesul trebuie să poată fi revocat sau schimbat fără pierderea istoricului. Evită trimiterea parolelor permanente prin mesaje și păstrează o listă a persoanelor ori aplicațiilor care pot acționa pentru companie.
Capitolul 3 din 6
Verifică datele înainte de transmitere
Validarea tehnică nu poate decide dacă o operațiune comercială a fost descrisă corect. Înainte de transmitere verifică identitatea părților, numerele și datele documentelor, moneda, liniile, cantitățile, categoriile de TVA și referințele la avansuri sau corecții.
ANAF publică ghiduri pentru tipurile de facturi, categoriile de TVA și alte reguli din sistem. Folosește codurile și versiunile indicate în documentația oficială, mai ales pentru situații mai puțin obișnuite.
- CUI, denumire și adresă pentru furnizor și client
- Număr unic, dată, monedă și termeni comerciali
- Descrieri, cantități, valori și tratamentul TVA
- Referințe la avans, storno sau factura corectată
Capitolul 4 din 6
Urmărește răspunsul sistemului, nu doar acțiunea de trimitere
Butonul «Trimite» confirmă o acțiune în aplicație, nu neapărat încheierea procesării. Păstrează identificatorul și mesajul primit după procesare. Stabilește cine intervine dacă documentul nu trece validarea.
Erorile trebuie rezolvate în sursa datelor, nu mascate prin încercări repetate cu modificări neverificate. Salvează explicația corecției, astfel încât factura din sistem, documentul comercial și înregistrarea contabilă să rămână coerente.
Capitolul 5 din 6
Organizează facturile primite împreună cu documentele lor
Preluarea automată a unei facturi primite reduce munca manuală, dar nu explică singură achiziția. Contractul, comanda, recepția, decontul sau persoana responsabilă pot fi necesare pentru clasificare și aprobare.
Construiește o rutină pentru documentele noi: preluare, identificarea responsabilului intern, verificarea operațiunii și transmiterea clarificărilor către contabilitate. Astfel, lista din SPV nu devine o arhivă separată de evidența firmei.
Capitolul 6 din 6
Închide luna cu o verificare scurtă
Compară facturile emise în aplicația comercială cu cele transmise și cu răspunsurile finale ale sistemului. Pentru achiziții, verifică documentele primite, operațiunile cunoscute de firmă și eventualele lipsuri ori duplicate.
Verificarea trebuie făcută cât timp persoanele implicate își amintesc operațiunile. O listă scurtă, repetată lunar, este mai sigură decât o investigație amplă la sfârșitul trimestrului sau anului.
- Facturi emise, transmise, validate și rămase cu eroare
- Facturi primite, aprobate, contestate sau neexplicate
- Corecții și documente care fac trimitere unele la altele
- Documente auxiliare necesare înregistrării contabile
Documentare