RO e-Factura pentru PFA în 2026: cine transmite și în ce termen

Legea nr. 88/2026 a schimbat regulile de la 1 iunie 2026. Furnizorii și prestatorii care se identifică fiscal prin cod numeric personal nu mai au obligația generală de a utiliza sistemul RO e-Factura. Ei pot opta pentru înscrierea într-un registru dedicat folosirii opționale.

Această modificare a înlocuit informațiile publicate anterior despre obligativitatea generală pentru persoanele identificate prin CNP. De aceea, un articol mai vechi din martie sau aprilie 2026 poate fi deja depășit. Verifică forma actuală a legii, nu doar data la care PFA-ul a fost înființat.

Nu toate activitățile independente apar în documente în același mod. Regula nouă se referă expres la furnizorii sau prestatorii care se identifică fiscal prin CNP. Un PFA care folosește codul unic de înregistrare trebuie să verifice obligațiile aplicabile operațiunii sale.

Privește certificatul de înregistrare, datele folosite pe factură și înregistrarea fiscală. Nu presupune că simpla denumire «PFA» oferă răspunsul. Identificatorul fiscal și tipul tranzacției sunt mai importante decât eticheta formei.

Pentru o factură către o firmă din România, analizezi regulile B2B. Pentru o factură către o persoană fizică, analizezi regulile B2C și felul în care beneficiarul se identifică. Contractele cu instituții publice intră în zona B2G și pot avea cerințe distincte.

Mai contează locul operațiunii, tipul serviciului, eventualele excepții și înscrierea beneficiarului într-un registru opțional. O regulă corectă pentru o factură locală nu se aplică automat unui client extern sau unei operațiuni în afara sferei sistemului.

Pentru facturile care trebuie transmise prin sistem în 2026, termenul general este de 5 zile lucrătoare de la emitere, fără a depăși termenul legal de emitere aplicabil. Zilele lucrătoare nu se numără la fel ca zilele calendaristice.

Stabilește cine emite, cine verifică și cine urmărește răspunsul sistemului. O factură pregătită vineri înaintea unor zile nelucrătoare trebuie calculată după calendarul legal, nu după o regulă internă aproximativă.

Păstrează fișierul structurat, identificatorul încărcării și mesajul primit de la sistem. PDF-ul este util pentru citire, dar documentul transmis și răspunsul tehnic dovedesc ce s-a întâmplat în RO e-Factura.

Leagă factura de contract, dovada prestării, încasare și evidența contabilă. Sistemul fiscal nu poate explica singur de ce ai facturat o sumă, dacă serviciul a fost prestat sau cum se tratează TVA-ul.

Legea din 2026 permite persoanelor care nu mai au obligația și care erau deja înscrise în registrul obligatoriu ori opțional să ceară scoaterea, potrivit procedurii ANAF. Nu presupune că ștergerea se produce fără cerere și nu opri transmiterea înainte să verifici starea din registru.

Dacă alegi folosirea opțională, explică acest lucru clienților și păstrează aceeași disciplină de emitere și arhivare. Opțiunea poate fi utilă, dar vine cu pași care trebuie respectați consecvent.

Cele mai frecvente erori sunt folosirea unui articol depășit, confundarea CNP cu CUI, numărarea zilelor calendaristice, păstrarea doar a PDF-ului și presupunerea că orice factură externă intră în sistem. O altă eroare este ignorarea facturilor primite și a mesajelor de eroare.

Pregătește o listă scurtă pentru fiecare tip de client și actualizeaz-o când se schimbă legea. Pentru o situație neclară, verifică OUG nr. 120/2021 în forma actualizată și instrucțiunile ANAF înainte de emitere.

• Identificator fiscal: CNP sau CUI
• Relație: B2B, B2C ori B2G
• Operațiune internă, externă sau exceptată
• Termen calculat în zile lucrătoare
• Răspunsul sistemului și corecțiile necesare