Ce faci după înființarea SRL: checklist pentru prima lună

Compară denumirea, CUI-ul, sediul, administratorii și activitățile din documentele primite. O eroare observată înainte de primele contracte și facturi este mai ușor de clarificat decât după ce datele au fost copiate în mai multe sisteme.

Creează o arhivă controlată pentru certificatul de înregistrare, actul constitutiv, încheierile și certificatele constatatoare aplicabile. Păstrează fișierele originale și o listă a persoanelor care au acces.

Alege contul folosit pentru operațiunile firmei și verifică cerințele băncii pentru reprezentanți, împuterniciți și documente. Separă de la început banii companiei de plățile personale ale asociaților sau administratorului.

Clarifică împreună cu profesionistul firmei aporturile, împrumuturile, avansurile și cheltuielile făcute înainte ori imediat după înregistrare. Fiecare transfer trebuie să poată fi explicat printr-un document și o destinație.

Stabilește cine prestează efectiv serviciul, ce statut profesional este necesar și cine răspunde de dosar. Oferta trebuie să arate documentele și angajații incluși, declarațiile recurente, raportările speciale și operațiunile facturate separat.

Contractul trebuie să delimiteze responsabilitățile: ce transmite firma, până când, cine depune și cum primești confirmarea. Nu aștepta prima scadență pentru a decide cine are acces la date și cine urmărește calendarul.

• Identitatea furnizorului și persoana de contact
• Data de la care începe responsabilitatea serviciului
• Lista serviciilor, limitelor și costurilor suplimentare
• Canalul pentru documente, întrebări și urgențe

ANAF publică procedura de înrolare a persoanelor juridice în Spațiul Privat Virtual. Stabilește reprezentantul sau împuternicitul, certificatul folosit și modul în care accesul poate fi revocat când se schimbă furnizorul.

Păstrează evidența accesurilor și nu distribui parole permanente în conversații. Verifică periodic mesajele și documentele disponibile; contul fiscal nu trebuie să depindă de memoria unei singure persoane.

Introdu datele firmei exact cum apar în documentele oficiale și stabilește seria, numerotarea, persoanele care pot emite și procesul de corecție. Testează documentul înainte de prima factură reală.

Leagă aplicația de facturare de RO e-Factura și contabilitate. Nu urmări separat PDF-ul, fișierul structurat, răspunsul sistemului și documentul înregistrat; trebuie să poți verifica ușor că se potrivesc.

Păstrează contractele cu clienții, furnizorii, platformele software, sediul și colaboratorii împreună cu facturile și plățile aferente. Contabilul trebuie să înțeleagă natura operațiunii, nu doar suma din extras.

Pentru cheltuielile inițiale, notează cine a plătit, când, în numele cui și ce document justificativ există. Nu presupune că orice cost asociat ideii de afacere poate fi preluat automat de societate.

Dacă firma va avea angajați, discută înainte de data efectivă despre contracte, accesuri, pontaj, medicina muncii, securitatea muncii și raportările aplicabile. Unele acțiuni trebuie realizate înainte ca persoana să înceapă lucrul.

Stabilește cine transmite lunar prezența, concediile, bonusurile și modificările. Un calendar de salarizare definit din prima lună reduce refacerile și întârzierile.

Înainte de sfârșitul lunii, verifică dacă toate conturile, seriile de facturi, documentele și contractele au ajuns la contabilitate. Cere lista lipsurilor și clarifică operațiunile neobișnuite cât informația este încă proaspătă.

Notează datele recurente și responsabilul pentru fiecare pas. Prima lună este momentul potrivit pentru a corecta procesul; obiceiurile neclare devin mai costisitoare după ce volumul crește.